ドキュメンテーション・ソリューションサービス

Documentation Efficiency Improvement Service （DEIS）

−ドキュメントの作成および管理の効率化による業務改善−
煩雑な日常業務に不可欠なドキュメント作成の時間と工数を削減し、業務の効率をアップします。


J-SOX法への対応、会社法への対応など、ドキュメンテーション対策は必須の企業スキルとなりました。ビジネスアプリケーションのプロフェッショナルが、ドキュメーションのフローを分析。効率の悪い部分を改善。必要に応じてテンプレート作成、教育研修も実施します。

●ドキュメンテーションのフローを分析。

手がかかっている部分をビジネスアプリケーションのプロフェッショナルが改善し、必要に応じてテンプレートを作成、使用方法のインストラクションも行います。

■導入事例１

　パーソナル・データベース、ドキュメント・アーカイブ、マネージメントサービス

Database Documents Archive Management Service (DAMS)

−アナログデータの即時電子化と成型による有効活用−

アナログデータこそ宝の持ちぐされです。素早く電子化することにより、データ分析可能な顧客リストなどの営業ツールに生まれ変わります。また、電子化されていても、分散、混合してしまったデータベースは困りもの。「探すのに時間がかかる、結局見つからなかった、どれが合っているのかわからない」という無駄を解消します。

●名刺をはじめとするハードコピーなどの整理と電子データ化

営業の機会損失となっている「もらいっぱなし」の名刺やお客様に関する「ヒラメキのメモ」をデータベース化。見込み客の発掘などに役立てることができます。
※従来の「まとめて依頼」における不便さ（一定期間手元になくなる、すぐに使えない）を解消。デイリーポスティングによる即時データ化を実現します。



●データベースのクレンジング

・同じクライアントが会社名と個人名で重複して入力されている
・転職した人が古いデータのままになっている
・届いた住所変更のはがきが机の引き出しのあちこちにある
・郵便番号が抜けていて、結局いつも調べている
・漢字の氏名は並べ替えても変な順番になる
・パソコン開いて検索して、住所を封筒に書き写して・・・めんどくさい

全てグレイスにお任せください。徹底的にクレンジング。クリヤデータベースで快適お仕事を実践可能です。



●データベースのマージング，パージング

いつのまにか複数のファイルに分散してしまったクライアント情報。マージングにより「あっちを探してこっちを探して」のイライラを解消。もちろん、異なるアプリケーションでも、一部紙データでもお任せください。ロータス123、Excel、一太郎、名刺管理ソフト、年賀状作成ソフト、Access　・・・　ご心配なく。

ビジネスデータ、プライベートデータが混在して肥大化したデータベースもパージング。分類のルール作りからご一緒します。マージング、パージング、ビジネス効率は驚くほどアップします。

●パソコン内のファイル整理（属性によるファイル名変更とフォルダへの格納）

−「探せる・見つかる」から「もう探さない」を実現−

様々な名称になっているファイル名をルールに沿って統一しフォルダへ整理します。
顧客名＋内容＋日付　　　→　あいうえお社_企画書_20091101
内容＋顧客名＋年度　　 →　コスト削減企画_あいう商事_2009年上期

■導入事例１

■導入事例２

　ドキュメンテーション・セクレタリ・ヘルプサービス

Documentation Secretary & Concierge Service （DSCS）

ドキュメンテーション全般に関わる作成代行
−ドキュメンテーション作成の時間を「考える時間」に−

WordもExcelもかなり使える方にご提案です。「それでもやはり、ドキュメンテーションには時間と手間がかかりませんか？」「かなりできる」からこそ、基礎的は作業は省略して、「考えるための時間」を創出。細かい作業はグレイスにお任せください。

●　会議、打合せででた文字や図解のメモがすぐに電子データに


連日、顧客との打合せ、会議とスケジュールが続く中、資料や企画書の作成など、オフィスに帰ってからのドキュメンテーション作業は不可欠。「できないわけではないけれど大変」となったビジネスパースンにドキュメンテーション・セクレタリのご案内です。

パソコンを持ち歩かない人、作表や作図がちょっと苦手という方にも重宝です。

会議や打合せで走り書きした図解やメモをオフィスや最寄りのコンビニから原稿をＦＡＸして頂き、ご希望のアプリケーションで電子化します。

アポイント終了後に、１から作成するのと、下書きがあるのとでは大きな違い。また、追加のデータを手書きでＦＡＸして頂くことも可能です。

●　ドキュメンテーション・ヘルプデスクサービス


−ドキュメンテーションのコツ、お伝えします−

もうひとつ、WordもExcelもかなり使える方にご提案です。
「いつも、面倒だと思っていることはありませんか？」

「小さな面倒」が「大きな時間の無駄」へとつながります。あきらめてコツコツと続ける作業、実はとても回り道をしています。アプリケーションのプロが「あきらめ」と「イライラ」を解消します。

いまさらパソコンスクールに通う気にはなれないという多忙なあなたにおすすめのサービスです。
あなたがイライラしていること、あなたが知りたいこと、ピンポイントでお答えします。

　Open Officeへの移行サービス

Start The Star Sweet Service

Open Office の機能向上に伴い（Version3.0リリース）、大手企業や大学でも、Open Office を導入されるケースが増えてきています。

機能の向上とともに、異なるアプリケーションで作成したファイルを読みこんだ時の不具合（関数が動かない、図解がずれる）などの問題が大幅に改善されました。

Open Officeは協会のものであれば無料。サポートなどを有する市販のものでも、文書作成、表計算、プレゼンテーション、データベース、まで含んで\5,000前後で購入できます。

残念なことにまだ市販のマニュアルも少なく、内容も使用方法に終始してしまい、ビジネス実務への対応が十分ではありません。

●御社のビジネス内容に沿ったマニュアルの作成
●教育研修にかかわる一式の作業（教材、演習問題作成、研修の実施）
●異なるアプリケーションで作成した既存ドキュメントの一括整形

グレイスでは、「仕事に使う」という視点で、移行・導入のお手伝いをいたします。